¿Tu comunicación es efectiva en el trabajo?

Seguramente en algún momento de nuestra vida profesional nos paralizamos preguntándonos qué debíamos hacer sobre una actividad que nos encargaron. ¿Qué es lo que no entendimos de la solicitud de nuestro líder? ¿Por qué no nos atrevimos a decir que no comprendimos nada de lo que nos habló? ¿Por qué esta tarea, que no logramos completar, es importante? ¿A qué proyecto pertenece? ¿Qué impacto tiene en nuestro rendimiento y compromiso?

De acuerdo con un estudio de Enterprise Technology Research­, este 2021 se duplicará el número de personas que laboren de manera remota, lo que añade un factor que agrava la situación planteada anteriormente. En esas condiciones hay mayor incertidumbre sobre si algunos de nuestros colaboradores conoce toda la información o si todos están perdidos. Esto es más común de lo que podemos pensar y, más importante aún, causa un daño enorme en las organizaciones. 

Por ello, la comunicación efectiva en los equipos que trabajan a distancia es vital para cumplir la misión de nuestra empresa, porque nos permite saber qué debemos hacer, cómo y por qué. Sonia Castro, psicóloga del Instituto Europeo de Psicología Positiva (IEPP), escribe que este concepto se refiere a un “tipo de comunicación en la que conseguimos transmitir el mensaje de una forma entendible y muy clara para el receptor sin provocar dudas, confusiones o posibles interpretaciones equivocadas”. 

Por su parte, Albert Mehrabian, experto en comunicación y profesor de la Universidad de California, indica que sólo el 7% de nuestro mensaje es transmitido por las palabras que empleamos, 38% depende de nuestro tono de voz y 55% del lenguaje corporal. Esto nos indica que saber comunicarnos se vuelve fundamental en la vida de cualquier empresa, sobre todo si se tiene el reto de trabajar virtualmente. 

Por supuesto, el lograr comunicarnos de manera efectiva con los colaboradores de nuestra organización depende de variables como el contexto situacional o el nivel de conocimiento que se tenga sobre lo que se está hablando. El punto es no perder de vista el impacto negativo que puede provocar en nuestro día a día la falta de claridad y entendimiento. 

Las tres cuartas partes de las miserias y malos entendidos en el mundo terminarían si las personas se pusieran en los zapatos de sus adversarios y entendieran su punto de vista”. Mahatma Gandhi. 

¿Qué sucede si no comunico efectivamente en mi equipo de trabajo?

En un estudio elaborado a partir de un listado de empresas de la Asociación Colombiana de las Micros, Pequeñas y Medianas empresas (ACOPI) de Antioquia se obtuvo que para el 23.5% de los gerentes encuestados la comunicación incide en la planeación más clara de las tareas, un 17.6% de esta población manifiesta que mejora la eficiencia, mientras que otro 11.8% afirma que permite mejorar el flujo de información de doble vía entre el emisor y el receptor.

Cuando no sabemos cómo comunicarnos de manera efectiva, sea presencialmente o a distancia, somos susceptibles de enfrentar cuestiones que afectan el desempeño de nuestra organización, aquí tenemos algunos ejemplos:

• Disminuye el compromiso de los colaboradores con la misión de la empresa: imaginemos que estamos trabajando en un proyecto que no se mencionó durante la junta diaria y sólo se le dijo a una parte del equipo que colaborara en él. El resto se siente excluido, piensa que su opinión y sus posibles contribuciones no son tomadas en cuenta, por lo que comienza a perder interés en lo que la organización realiza.

• El nivel de productividad se ve afectado, porque el equipo no comprende cuáles son sus deberes ni sus responsabilidades o desconoce cómo se deben realizar las nuevas tareas, y deciden no preguntar por falta de confianza o temor a represalias. Esto, como podemos pensar, implica el retraso de todo, además de la pérdida de valor agregado a cada proyecto que, comunicado de manera efectiva, podría trabajarse de manera innovadora. 

• Se generan conflictos y tensiones que dan lugar a ambientes de trabajo que no son sanos. Olvidamos que las relaciones basadas en la confianza y la empatía son vitales. No sabemos escuchar, sólo nos dedicamos a buscar soluciones rápidas que, en muchas ocasiones, no son efectivas, por lo que se generan resentimientos y silencios que comienzan a abrir grietas en la empresa.

• Trabajar desde casa añade una variable más a la efectividad de la comunicación. Las videollamadas que tenemos día con día dependen, por ejemplo, de nuestra buena conexión a internet o de estar en lugar libre de ruido. Estos factores dificultan el contacto con nuestros colaboradores, así como la fluidez del trabajo. 

¿Cómo comunicarme mejor con mis colaboradores?

La comunicación efectiva conlleva a la comprensión y ésta a la resolución de problemas. Por ello, debemos entender que comunicarnos efectivamente con nuestro equipo de trabajo no sólo implica saber cómo transmitir la información, sino poder explicarla y asegurarnos de que las personas no tienen dudas sobre ésta.

Necesitamos mejorar la comunicación con las personas que integran nuestra empresa. Podemos comenzar por aprender a escuchar activamente lo que nos dicen, poner atención mientras estamos con el equipo, en lugar de contestar correos o entrar a WhatsApp, analizar los problemas en conjunto y pedir la opinión de los colaboradores, así como empatizar con ellos sobre todas las situaciones personales y laborales que viven. 

También es importante asegurarnos de que estamos alineados con la información que se transmite y recibe y, sobre todo, cuál es el propósito de la tarea que debe realizar cada quien, para que sepan la importancia, el valor y el impacto de su trabajo. Además, es fundamental que el contacto con todos sea fácil y sencillo durante el horario laboral, para generar cercanía y una comunicación más fluida.

¿Cómo desarrollar todas estas habilidades con el reto extra de la modalidad remota? En medio de la situación sanitaria actual, podemos valernos de los recursos que tenemos disponibles a través de la tecnología. Por ejemplo, tomar cursos, talleres o capacitaciones online grupales. Puedes inscribirte a los Happy Labs que LIVE 13.5° – Expertos en Felicidad Organizacional comenzará a partir del próximo jueves 17 de junio de 2021. El tema inaugural del proyecto será la gestión de la comunicación en equipos a distancia. 

Cuidemos el talento y el bienestar de nuestros colaboradores, comencemos por aprender a comunicarnos efectivamente para mejorar los procesos y, sobre todo, los resultados en nuestras organizaciones. De esta manera, tendremos un equipo de trabajo feliz y clientes satisfechos.