El arte oculto de la planificación financiera: Sigue estos pasos clave para un presupuesto impecable

El presupuesto financiero trata de una herramienta muy valiosa que puede ayudar a cumplir los objetivos empresariales, identificar señales de advertencia y mejorar la productividad y rentabilidad de la empresa en un mercado competitivo.

Para elaborar un presupuesto financiero eficiente, se deben seguir 7 pasos:

1. Contar con un plan estratégico y metas organizacionales definidas

Antes de iniciar con la elaboración de un presupuesto financiero es importante realizar algunas acciones para implementar esta práctica de manera exitosa:

• Establece metas financieras específicas, medibles y realistas para tu empresa para motivarte y tener un objetivo claro
• Analiza las tendencias de ingresos y gastos de años anteriores para hacer proyecciones más precisas basadas en información real.
• Determina montos límites para cada categoría de gastos antes de hacer el presupuesto financiero para priorizar y tener una visión clara del destino de tus ingresos y cómo contribuirán a tus objetivos empresariales.

 2. Pronosticar ventas o ingresos

Se debe pronosticar las ventas o ingresos, tomando en cuenta factores como la demanda estimada, mercado meta, competencia y precio promedio. Es recomendable estimar tres escenarios principales y utilizar diversos métodos como datos históricos, tendencias del mercado, ventas potenciales y juicios personales.

3. Presupuestar gastos

El presupuesto financiero de gastos es importante para tener control y seguimiento sobre las inversiones realizadas y las salidas de dinero de una empresa. Se deben considerar los gastos generales divididos por fijos y variables, proyectos planeados y posibles imprevistos. Este presupuesto se debe hacer anualmente y detallado mensualmente para poder monitorear y controlar los gastos de manera efectiva y evaluar sus efectos en la empresa.

 4. Pronosticar el flujo de efectivo

Se debe pronosticar el flujo de efectivo, utilizando métodos indirectos o directos. Este presupuesto de flujo efectivo es crucial para planificar el uso más eficiente del efectivo y evitar poner en peligro las obligaciones de la empresa.

• El método indirecto, consiste en clasificar el flujo en tres categorías (operativo, inversión y financiamiento) y para realizarlo se requiere información del balance general y el estado de resultados de los últimos dos años.
• El método directo, se basa en identificar los ingresos y gastos en efectivo de la empresa para obtener el efectivo neto procedente de la operación, que se corresponde con la utilidad neta con contabilidad de caja.

5. Estructurar el presupuesto financiero de todas las áreas de la organización

Se debe estructurar el presupuesto financiero de todas las áreas de la organización para facilitar el control y seguimiento, motivar a los empleados, brindar responsabilidad y fomentar la planeación anticipada.

6. Programar revisiones periódicas de seguimiento

Se deben programar revisiones periódicas de seguimiento para comparar los montos estimados con el gasto y/o ingreso real y realizar ajustes según sea necesario en un ciclo de mejora continua.

 7. Tomar acciones respecto a las variaciones de resultados vs presupuesto financiero

Por último, se deben tomar acciones respecto a las variaciones de resultados vs presupuesto financiero, corrigiendo las desviaciones y determinando prioridades y ajustes necesarios para alcanzar los objetivos de manera eficiente.

Para lograr una empresa rentable y productiva que funcione como una maquinaria perfectamente coordinada, es recomendable contar con herramientas como el ERP SAP Business One para generar información confiable y realizar el presupuesto financiero eficientemente.