Claves para Gestionar con Éxito un Equipo Multifuncional

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Un par de años después de iniciar tu carrera, surgirán diversas oportunidades para desarrollar y practicar tus habilidades de liderazgo. Puede tratarse de organizar y dirigir una reunión de equipo o de ofrecerte como voluntario para asumir una nueva tarea que el equipo necesite.

Es posible que tu primer rol de liderazgo «real» consista en gestionar un equipo multifuncional recién formado para un proyecto específico y de corto plazo. Hoy en día, estos equipos, compuestos por personas de diferentes departamentos y con experiencias variadas, se están volviendo más comunes, al igual que el incremento de acuerdos de trabajo basados en proyectos.

La principal motivación para formar equipos multifuncionales suele ser la necesidad de acelerar procesos: desde la circulación de información hasta la generación de nuevas ideas, e incluso la rapidez requerida para culminar un proyecto. Los modelos organizativos convencionales tienden a crear compartimentos estancos que obstaculizan el flujo fluido de información y propuestas innovadoras. En contraste, los equipos multifuncionales actúan como enlaces entre diferentes áreas del negocio que previamente estaban desconectadas, facilitando así una colaboración más efectiva y ágil entre las personas involucradas.

Sin embargo, los equipos multifuncionales enfrentan desafíos que requieren superación para lograr un inicio exitoso. A menudo, surgen tensiones territoriales cuando los miembros se aferran a sus responsabilidades originales y muestran resistencia a recibir aportes externos. Las diferencias en los métodos de trabajo también pueden ralentizar la colaboración y generar dificultades. Además, algunos equipos operan bajo sistemas de incentivos que favorecen el desempeño individual sobre el colectivo o valoran más el rendimiento en roles habituales que en proyectos específicos.

Aunque es posible que existan barreras, no deben verse como un impedimento definitivo para el éxito de su proyecto. Los nuevos líderes tienen a su disposición acciones clave que pueden tomar para asegurar un inicio exitoso de su proyecto multifuncional.

Establecer metas y roles

Cuando un equipo multifuncional se reúne por primera vez, es fundamental tener claro qué aporta cada miembro. Todos tienen diferentes conocimientos, habilidades y experiencias. Como líder, es esencial definir el proyecto, discutir las tareas necesarias y determinar quién es el más idóneo para cada una. Evite asignar tareas de forma apresurada y tómese el tiempo necesario para comprender las habilidades de cada miembro antes de delegar responsabilidades.

Cuando las personas se ofrecen como voluntarias para tareas que van más allá de sus capacidades actuales, a menudo lo hacen viendo estas oportunidades como una forma de desarrollo. En este escenario, es importante tener claridad sobre sus motivaciones y expectativas de aprendizaje. También es fundamental prepararlos para el éxito al emparejarlos con compañeros de equipo que puedan brindarles orientación y apoyo a lo largo del proceso.

Imagina que alguien se ofrece como voluntario para diseñar una presentación de diapositivas para un cliente potencial, pero sabes que necesita trabajar con muchos cuadros y gráficos, y no tiene experiencia en visualización de datos. En ese caso, sería útil conectarlo con alguien que pueda enseñarle los conceptos básicos para mejorar su trabajo.

Establecer normas de comunicación

Al igual que los miembros del equipo aportan diversas habilidades y conocimientos, también traen consigo preferencias únicas de trabajo y comunicación. En el inicio del proyecto, es fundamental discutir y establecer normas compartidas sobre cómo colaborarán. Para ello, se pueden utilizar preguntas clave como: ¿Cómo se mantendrá informado el equipo sobre el progreso? ¿Qué medios de comunicación se usarán y con qué propósito? ¿Cuál es la forma adecuada de solicitar ayuda? ¿Cómo se dará retroalimentación entre los miembros? ¿Con qué frecuencia serán las reuniones y cómo se tomarán las decisiones?

Estas preguntas, aunque pueden parecer de diferente importancia, son todas cruciales para una colaboración efectiva. Sin normas claras, la comunicación puede ser caótica y algunos miembros podrían sentirse excluidos o sobrecargados. Establecer acuerdos desde el principio garantiza que todos sepan qué esperar y qué se espera de ellos en el equipo.

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Seguridad y franqueza en la construcción

Cuando conocemos a alguien nuevo, a menudo adoptamos una versión más pulida de nosotros mismos para evitar ofensas. Sin embargo, en equipos donde la creatividad y la resolución de problemas son clave, esta cautela puede ser contraproducente. Para fomentar la apertura y la honestidad, los líderes deben primero crear seguridad psicológica, no simplemente exigirla en reuniones. Esto implica mostrar apertura a la retroalimentación y expresar dudas sobre nuestras propias ideas. En lugar de rechazar opiniones diferentes, debemos demostrar respeto y fomentar la discusión constructiva. Al construir esta confianza, aseguramos que las mejores ideas sean escuchadas y consideradas, lo que resulta en un equipo más efectivo y creativo.

Crea hitos y pequeñas victorias

Una vez establecidos los grandes objetivos y las normas de comunicación, es crucial crear hitos para monitorear el progreso del equipo. Comienza con una visión general del proyecto y luego desglosa las fases y objetivos en partes más pequeñas. En base a mi experiencia con estos equipos, es recomendable establecer hitos alrededor de un tercio y dos tercios del camino a través del cronograma del proyecto, junto con identificar victorias clave que deben suceder con mayor frecuencia.

Estos hitos no solo rastrean el progreso, sino que también actúan como señales tempranas de alerta para posibles ajustes. Es preferible no cumplir una fecha límite menor y corregir cualquier problema, en lugar de trabajar más tiempo solo para descubrir que el proyecto enfrenta dificultades. Además, estos hitos brindan al equipo logros tempranos para celebrar y fomentan un sentido de realización colectiva, lo que impulsa la moral y el rendimiento.

Recuerda, un equipo valorado siempre dará más de lo esperado. Por ello, es importante celebrar los logros pequeños para impulsar la motivación y el desempeño del equipo. Aunque puede parecer un esfuerzo extra al principio, establecer estas normas desde el inicio garantiza resultados exitosos y un equipo enfocado y colaborativo a lo largo del proyecto. Estas prácticas te ayudarán a liderar eficazmente el equipo y destacarte como un futuro líder de alto rendimiento.